本节目参考：
８、会議の準備の仕方
ビジネスにとって会議は大変重要な場です。その会議の成否は、開会前の準備いかんにかかっているといえます。これが十分であれば、すでに会議は成功したも同然。あとは準備にしたがって動くだけです。
会議の必要性を確認する
まず、会議の開催目的を慎重に検討し、この会議を開催する意義があるかどうかを確認することが大事です。
「どうしても多くの人の知識?経験にもとづく協力が必要」「文書報告や電話連絡では片付かない」といった事項が確認されたら、会議開催を決定します。
会議の準備をする
①相応しい出席者を決める
会議の出席者は、10～15名ぐらいが適当とされており、議題の結論に対して影響を受ける立場の人を選びます。頭数だけの人選は、あまり効果が上がりません。
②開催日時を決める
できるだけ全員が出席できるように、出席者の都合を勘案して決めます。
③会場を選定する
終了予定時刻より若干余裕をもった時刻まで使用できる会場を選びます。
④開催通知を出す
遅くとも開催7～10日前までには出します。
⑤会議資料を準備する
文章は分かりやすく簡潔に表現し、数値は表やグラフで示してコンパクトにまとめます。早めに作成し事前配布しましょう。
会場の準備をする
①会場を選ぶポイント
出席者数に対して広さは適切か、机?椅子の数にそろっているか確認します。社外であれば便利な場所が第一条件となりますが、そのほかに外の騒音や隣室の話し声が聞こえないか、照明は適度か、黒板·スクリーン·カーテンはあるか、会議用の小道具を使うためのコンセントは十分かなどもチェックします。よければ速やかに予約します。
②会議用小道具?AV機器を確認する
OHP·ポインター·マイク·スライド·VTRなどを使うかどうかを事前に調べておき、使う場合には性能や操作方法も確認しておきます。
③そのほかに準備するもの
黒板·白板はきれいに拭いてあるか、チョークや白板要のペンは二色ほど用意されているか、名札は並べてあるか、お茶の用意はすんでいるか、なども点検します。
会場のレイアウトを決める
会議の目的に合わせて的確なレイアウトを考え、机を配置します。また、席順は主催者側?参加者側ともに予め決めておきましょう。
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