日を決めて整理整頓をする
机は仕事をするときの思考の場であり、作業する場であり、そして作業道具や資料を入れておく格納庫でもあります。
机の中にはなるべく私物を入れないようにしましょう。また、机の上には必要最小限のものだけを置くのが能率的に仕事を進めるポイントです。
いつも整理整頓を心がける
席を離れる時には、書類などを机の上に広げたままにしておいてはいけません。次の三つの観点から、片付ける習慣をつけましょう。
①機密保持を習慣づける
出しっ放しの書類は誰の目にふれるか分かりません。重要書類でない場合でも同じです。日頃から気を抜かない習慣をつけましょう。
②紛失・汚損を防止する
書類などを一枚でもなくせば、それを探すための労力・時間はバカになりません。誰かが誤ってお茶をこぼしたりすれば面倒なことになります。それが重要書類であれば始末書ものです。
③美観を損なわない
乱雑な机は来訪者の心証を害し、だらしない印象を与えます。オフィスの美観は信頼につながるものだという認識を持ちましょう。
また、机の中の整理整頓も大切です。書類を出そうとしてすぐ出てこないために、探すのに汗だくになっている姿は好ましいものではありません。
引き出しの中のボールペン・鉛筆・便箋などは、必要以上にたまりがちです。毎月一回、日を決めて整理し部門ごとに一ヵ所に集めておき、必要になれば、その中から再使用しましょう。
引き出しの上手な使い方とは
机には両袖型と片袖型がありますが、ここでは一般社員用の片袖机について、使い方を説明します。
①中央の引き出し
この引き出しは面積が広いので、ごちゃごちゃになりがちです。よく出し入れする伝票類・便箋・住所録・名刺入れ・定規・電卓など、仕切り板を有効に使って区分しましょう。
②右上段の引き出し
鍵がかかる引き出しなので、印鑑や重要な書類を入れておきます。ただし、財布や現金を入れておくのはやめましょう。事故が起きたら後の祭りです。筆記用具は、作りつけのペン皿を利用します。
③右中段の引き出し
現在進行中の仕事にかかわる書類を入れておくと便利です。終わったらファイルし、下段の引き出しに移します。書類は散らばりやすいので封筒に入れたり、仮にファイルに綴じて、背表紙に件名を書いておきましょう。
④右下段の引き出し
保管書類を入れておきます。項目別に見出しをつけ、一目でわかるようにしておくのがコツです。