1、标题：在第一行正中写“表扬信”三字。
2、称呼：顶格写收信单位或个人的称呼。
3、正文：另起一行空两格，一要写清表扬谁。二要肯定被表扬的先进事迹。三要表达感谢之情，希望受表扬的人或集体发扬成绩，继续进步。四要宣传先进思想和事迹，号召大家学习以便形成良好的风气，提高全民的素质。
4、祝语：常用“此致敬礼”等词语，格式与书信相同。
5、署名：写上写信单位名称或写信人的姓名，并注明写信日期。