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商务英语邮件写作要注意什么

2小姐 2020-05-26 12:34
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  随着社会发展的进步,很多企业招聘人才的时候都会对掌握英语有一定的要求。商务英语在职场中运用最广,下面,沪江小编给大家分享几个商务英语邮件写作需要主要的几点,大家可以作为学习的参考。

  一、弄清楚发送邮件对象和邮箱地址

  在发送电子邮件之前,你必须弄清楚发送邮件的对象、职位(方便称呼对方)和电子邮件地址。

  相关词汇:

  To:email(接收者邮箱地址);From:email(发送者邮箱地址);CC(抄送);Subject(主题),即这份邮件的主要内容。

  每一项都要保证没有错误,Subject简单明了写清楚事情就可以了,比如pricing policy meeting(定价政策会议);letter of application(申请信)。

  二、明确邮件的目的

  商务邮件一般分为以下几类:表达感谢、表达道歉、答复、通知、提醒、询问原因、确认信息、提出建议、提出要求等。

  每种类型有相应的句型,下面是感谢和询问原因的例子。

  表达感谢的时候,可以使用Thank you for v+ing/ your reply作为开头,询问原因的时候,可以使用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain等句型。

  对于英语基础不是特别扎实的考生来说,积累一些常用句型对提高商务邮件写作能力和工作效率非常有帮助。你也可以在多积累的基础上阅读一些参考书籍。

  三、正文内容直奔主题

  商务邮件不需要太多的寒暄,经过恰当称呼和招呼之后,可以直接进入主题。第一句话说明邮件的目的,例如:I'd like to discuss The meeting preparation with you,表明这封邮件的目的是讨论会议的准备工作,然后扩展具体内容。商务邮件不应该太长,清楚陈述就可以了,不要做太多的修饰。

  四、注意语气和措辞

  除了英语没有错误外,说话的语气和措辞也要特别注意。非正式的表达可以在同级之间、比较熟悉的工作伙伴之间使用,而正式用语是向上司汇报工作、和客户沟通所必需的。

  例如,当提出建议时,非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 而正式用语要说When would be convenient for you?

  五、检查拼写

  确保发送的邮件没有拼写错误,你可以先用电脑自动查一下,不确定的单词通过查字典来确认。虽然拼写是一件小事,但它反映了做事的态度,不要因为拼写错误给对方留下不好的印象。

  按照以上五个步骤,写一封令人满意的商务邮件并不难。

  英语的学习在于长期的积累和运用,在学习的过程中掌握方法很重要,方法用对,学习才能提高效率。以上就是小编给大家分享的商务英语写作方法,希望可以给大家在学习过程中带来帮助。

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